Wanneer werkt een audit? Als medewerkers energie krijgen van de audit!

Jun 17, 2021

Maak jij al gebruik van de mogelijkheden die een goed auditproces biedt? Hoe je een audit doet ligt niet vast en hierin liggen veel kansen verscholen. Met de juiste aanpak kan een audit een waardevol en waarderend moment worden voor teams. Wanneer werkt een audit? In dit artikel ga ik in op wanneer een audit werkt. De meerwaarde van een goede audit is overduidelijk: de gedrevenheid van een team gaat fors omhoog als dit op een juiste wijze wordt begeleid.

Wat is een audit?

Wat is de betekenis van een audit? Een audit is een gestructureerd onderzoek dat systematisch wordt afgenomen. De persoon die de audit afneemt wordt auditor genoemd. Waar je een audit op doet hangt af van het doel dat je met de audit hebt. Zo is er bijvoorbeeld een audit die zich richt op een bepaald proces, of een audit die een bepaald thema onder de loep neemt. De audit is een gestructureerde wijze van toetsen en geeft een beeld of een team, locatie of organisatie aan bepaalde richtlijnen voldoet.

Welke audits zijn er?

Over het algemeen kennen we de interne audit en de externe audit.

Interne audit: een medewerker vanuit de organisatie zelf doorloopt het auditproces voor een afdeling of team;
Externe audit: een externe partij stuurt een medewerker om een audit te doen binnen een organisatie.

Het algemene beeld is dat een externe partij geen belanghebbende is in de uitslag van de audit. Om die reden wordt een externe audit als meer onafhankelijk gezien. Bij een interne audit is een medewerker van de organisatie zelf betrokken bij de audit en wordt dit vaak betiteld als mogelijk partijdig. Mijn ervaring is dat deze beelden tekort doen aan de kansen die er liggen voor interne en externe audits.

Wanneer werkt een interne audit? Een interne audit kan met een juiste opzet en zorgvuldige selectie van auditor (zeer) onafhankelijk verlopen. Een medewerker kent de context van een organisatie beter dan een externe auditor en kan dikwijls meer diepgang brengen dan een externe auditor dit kan met zijn of haar observaties ;
Wanneer werkt een externe audit? De externe audit kan minder onafhankelijk verlopen dan gehoopt. Als het bedrijf dat de auditor levert een duurzame relatie met haar opdrachtgever wil behouden, dan ontstaat er soms een vorm van afhankelijkheid tussen de organisatie die audit en de organisatie die geauditeerd wordt.

Als Gedragscoach begeleid ik organisaties bij het op orde krijgen van hun auditproces. Het uitgangspunt hierbij is dat we de opdeling 'interne' en 'externe' audit loslaten en kijken naar het gedrag van mensen. Als we een medewerker goed positioneren en het proces goed uitdenken, dan kunnen we de prestaties van een team en zelfs de cultuur van een organisatie positief beïnvloeden.

Hoe werkt een audit bij compliance?

Compliance is een belangrijk fenomeen waar we rekening mee moeten houden bij de audit. Wat is compliance? Compliance is net voldoende doen om problemen te voorkomen, maar niet meer dan strikt noodzakelijk. Dit is heel natuurlijk gedrag voor de mens. Als je mij uitlegt dan een 6 voldoende is om mijn diploma te halen, dan ben ik bovengemiddeld geneigd om mij te richten op die 6. Met een audit introduceer je in feite zo'n 'anchor' zoals dat heet in de sociale psychologie. In feite stel je dat als je aan de audit voldoet, dit goed genoeg is. Maar is compliance wel goed genoeg? Wil je een audit proces goed inrichten dan dien je ook de intrinsieke motivatie van medewerkers aan te spreken.

Wanneer leidt een audit tot intrinsiek leren en verbeteren?

Veel organisaties hebben de wens dat teams zelf actief aan de slag gaan met leren en verbeteren. Daarnaast zou het wenselijk zijn dat medewerkers en teams niet 'compliant' worden, maar streven naar een maximale prestatie. Hoe bereik je dat met een audit?

Maak het audit proces zichtbaar, begrijpelijk en overzichtelijk

Biedt duidelijkheid over het doel van de audit en de procedure. De mens houdt van duidelijke en eerlijke spelregels, dus deel deze vooraf en houd je hieraan. Blijf dit communiceren richting de teams, want de kracht van herhaling is van belang. Daarnaast kunnen invalkrachten, stagiaires en leerlingen aanhaken bij het proces van de audit.

Geef de teams directe feedback

Ook al volgt het auditrapport misschien pas na twee weken, er mogen geen conclusies of observaties in staan die het team tijdens de mondelinge terugkoppeling niet gehoord heeft. Directe feedback op het functioneren na het afronden van de audit is van belang.

Geef een beoordeling op basis van objectieve, relevante criteria

Neem bijvoorbeeld landelijke wet- en regelgeving, alsmede branche specifieke eisen gelden als onderlegger voor de audit. Of creëer eigen criteria die gelden binnen de gehele organisatie. Rechtvaardigheid is een belangrijk onderwerp bij het beoordelen van een medewerker of team;

Selecteer auditoren op hun houding: veilig, nieuwsgierig en niet normerend

Auditoren met een vakinhoudelijke achtergrond dragen bij aan de geloofwaardigheid van de audit. De houding dient constructief van aard te zijn en oprechte waardering uitspreken is van belang. Niet ‘dat doe je niet goed’, maar ‘wat kan nog beter?’ Feedback moet altijd plaats vinden op teamniveau en niet op de persoon, ook als het persoonlijk functioneren betreft. Dit draagt bij aan de veiligheid van de audit.

Biedt de mogelijkheid op een 'token' voor het team , zoals een certificaat

Als je op team niveau een prestatie verlangt, waardeer dan ook op team niveau. De werkwijze van deze externe partij gaat gepaard met de mogelijkheid om als team een eigen certificaat te behalen.

Pas het tempo aan bij het team

Het tempo van de audit, past bij het team. De medewerkers bepalen het tempo van de auditoren, niet andersom. Het actief schaduwen van de professional leidt tot verbondenheid en een open gesprek over ‘waarom kies je hiervoor?’.