Meer structuur leidt niet zomaar tot een betere cultuur. Hoe komt dat?

Hoe zorg je ervoor dat medewerkers beter samenwerken? Biedt meer structuur een oplossing? Organisaties denken soms met instructies en richtlijnen een cultuurprobleem op te kunnen lossen.  Maar meer structuur leidt niet zomaar tot een betere cultuur. Hoe komt dat?

Een auto fabrikant merkt dat één van de teams niet goed samenwerkt tijdens het monteren van een auto. Na onderzoek blijkt dat medewerkers elkaar niet altijd voldoende tijd gunnen om hun werk af te ronden, voordat de ander begint. Het management besluit om een werkprocedure met stappenplan uit te schrijven, zodat medewerkers meer structuur krijgen en weten wat ze moeten doen. Een logische gedachte, maar weinig effectief. Hoe komt dat?

Instructies komen vóór het gedrag

Organisaties hebben allerlei manieren bedacht om medewerkers te beïnvloeden tijdens het werk. Instructies, richtlijnen, e-learning, afvinklijstjes, kwaliteitssystemen, voorbeeldgedrag en ook een werkprocedure horen hierbij tot de dagelijkse praktijk. Het probleem hiermee is dat alles wat aan gedrag vooraf gaat, niet heel bepalend is voor gedrag. Want zeg nou zelf: hou jij je op de snelweg aan de snelheid van 100 km/uur omdat een verkeersbord jou instrueert? Ons gedrag blijkt slechts voor een klein deel bepaald te worden door de triggers van gedrag. We zijn veel gevoeliger voor hetgeen na gedrag komt.

Wat ervaart iemand ná het gedrag?

Bij de mens staat de ervaring centraal, zo stelt de wetenschap van de gedragsanalyse. Als ik het prettig vindt om 130 km/uur te rijden op een weg waar ik 100 mag, dan verhoud ik mij eerder tot mijn gevoel, dan het verkeersbord. Dit is met al het gedrag wat we vertonen. Wat levert het mij op? Of: Wat kost het mij? Dit is ook de reden waarom meer structuur niet zomaar leidt tot een betere cultuur. Hoe ik mijn collega's beleef tijdens het werk is misschien belangrijker dan wat de werkinstructies mij vertellen over hoe ik moet werken. Ben je op zoek naar een cultuurverandering? Kijk dan naar de mogelijke gevolgen voor de persoon die het betreft.

Lees ook: Welke invloed heeft cultuur op individueel gedrag?

Meer structuur leidt niet zomaar tot een betere cultuur

Terug naar het voorbeeld. Wat zijn de gevolgen voor mij als medewerker als ik de werkprocedure gebruik?

• Als ik de werkprocedure gebruik, dan ben ik de enige die dat doet. Mijn collega's kijken mij met de nek aan als ik mij aan de regels hou;
• Op het moment dat ik de werkprocedure niet gebruik, dan merk ik daar weinig van. Waarom zou ik hem eigelijk gebruiken?
• De werkprocedure klopt helemaal niet! Mijn ervaring is blijkbaar niet belangrijk. Collega's balen er ook van dat we niet mee mogen denken;
• Werkprocedure? Welke werkprocedure? Ik weet niet nergens van en heb die instructies nooit ontvangen. Ik werk op mijn eigen manier.

Meer structuur leidt niet zomaar tot een betere cultuur. Op het moment dat je samenwerking tussen mensen wil verbeteren, is het vooral belangrijk dat je achterhaalt waarom de samenwerking niet goed loopt. Je kunt via meer structuur niet zomaar tot een cultuurverandering komen, evenmin dat je meer mensen 100 km/uur kunt laten rijden met meer verkeersborden. 

Lees ook: Wat is er nodig voor cultuurverandering binnen een organisatie?