Kenmerken van verwaarloosde teams en tips om dit te veranderen

Veel organisaties delen mensen op in groepen en noemen hen vervolgens ‘teams’. Lang niet alle teams leveren goed werk af. De vraag is wat de reden is waarom teams niet goed presteren. Eén van de verklaringen die we de afgelopen tien jaar zijn gaan gebruiken is de term ‘verwaarloosde’ teams. Wat zijn kenmerken van verwaarloosde teams? Ik geef 4 tips om dit te veranderen.

Wat maakt een team succesvol?

Voordat we over kunnen naar de behandeling van kwetsbare teams, is het goed om stil te staan bij wat een team een goed team maakt. Als we kijken naar de antropologie, dan zijn er drie elementen die bepalend zijn voor een team. Ook al noemen we een groep mensen binnen een organisatie vaak een ‘team’, hier is in de praktijk zeker niet altijd sprake van.

Voorwaarden voor een goed team

We kunnen spreken van een team als de volgende drie vragen volledig met ‘ja’ beantwoord kunnen worden.

1. Ervaren alle leden binnen het team dezelfde druk van buitenaf?
2. Werken we allemaal volgens dezelfde spelregels en met hetzelfde doel voor ogen?
3. Gaan we zorgvuldig om met in- en uittredende teamleden?

In het geval van een ‘team’ is er sprake van een eenduidige doelstelling, dezelfde werkwijze en ervaren de teamleden noodzaak om samen te werken. Eén van de meest succesvolle voorbeelden van een team, is wat mij betreft een motorclub.

Wat maakt een team verwaarloosd?

Op het moment dat een organisatie geen richting geeft aan de vorming van de drie elementen van een team, wordt een team kwetsbaar. Als dit lang het geval is, kun je op een gegeven moment spreken van verwaarlozing. Ieder team dat iets op te leveren heeft naar een organisatie of de klant, heeft richting en onderhoud nodig op de drie elementen. Een team raakt verwaarloosd als er niet ingezet wordt op de vorming van deze elementen.

Kenmerken van verwaarloosde teams

Wat zijn de kenmerken van verwaarloosde teams? Het probleem met teamvorming is echter dat het er altijd (!) is. Ook als je het niet wil. Als we ontevreden zijn over de keuzes van de organisatie, dan wordt dat binnen het team gedeeld. Dit is een manier van ‘coping’ om om te gaan met te weinig richting. Op zo’n moment zien de teamleden dezelfde druk van buitenaf, maar dan niet zoals de organisatie had gehoopt. Als het team te weinig richting krijgt in spelregels en doelen, dan maakt het team deze zelf. Dit wordt ook wel ‘ongeschreven regels’ genoemd. Maar ook hier niet op een manier die past bij de organisatie. Aan mensen die intreden worden vervolgens verhalen verteld die niet helpend zijn voor de organisatie. Wel voor het team zelf. Uittredendemensen stappen uit omdat zij zich niet langer herkennen in de doelen van het team, of zich onheus bejegend voelen.

Een verwaarloosd team, kan heel krachtig zijn

De drie elementen die een groep mensen een team maakt, zijn dus ook bij verwaarloosde teams aanwezig. Het verschil is alleen wel dat de prestaties van het team niet meer passen bij de organisatie. De vraag die ik het leiderschap in zo’n geval stel is of je kunt accepteren dat de ‘weerstand’ van een team logisch is. Je kunt krachtige signalen van weerstand een label geven van de ‘hardnekkigheid’ van een team, maar dat is kort door de bocht. De organisatie heeft een verwaarloosd team zelf haar werkwijze laten bepalen en nu is de vraag hoe we dat kantelen.

4 tips bij verwaarloosde teams

Het is geen verrassing dat ik bij de verandertrajecten die ik begeleid kijk naar de drie elementen. Drie van mijn vier tips komen dan ook hier vandaan. Daar bovenop voeg ik een vierde element die ik van wezenlijk belang ben gaan zien.

1. Vergroot de externe druk. Hoe meer de organisatie duurzaam verlangt van een team, hoe kleiner de ruimte voor eigen interpretatie wordt. Op het moment dat de straat volloopt door een dijkdoorbraak, hebben we geen tijd meer voor burenruzie;
2. Geef structureel richting aan de spelregels en de doelstellingen. Waar zijn we van? Wat is onze aanpak? Welke missie en visie hebben we? Hoe pakken we zaken in de praktijk aan? Zijn we tevreden met elkaar? Samenwerking heeft begeleiding nodig. Althans, als je op zoek bent naar een concreet resultaat;
3. Ga omzichtig om met onboarding en offboarding. Imago komt te voet en gaat te paard. Welk verhaal wil je dat vertrekkende medewerkers op verjaardagen vertellen? Hoe zorgvuldig wil je dat een nieuwe medewerker meegenomen wordt? Deze processen hebben tijd en aandacht nodig;
4. Hoeveel organisatie perspectief is er aanwezig binnen een team? Cultuur is datgene dat het merendeel van de groep van mening is. Wil je de cultuur binnen een verwaarloosd team kantelen, dan heb je niet genoeg aan één jonge hond vol met ambitie. Om een team een andere taal te laten spreken, is voldoende mankracht nodig om die taal uit te spreken naar elkaar. Corrigeren, begrenzen, sociale hygiëne en waarderen van successen heeft voldoende ogen en oren nodig.